Передача документов на государственное хранение

Подготовим документы к передаче на хранение

• Освободим площади организации
  от ненужных бумаг
• Сэкономим Ваше время
  (все этапы работы берем на себя)

Есть две ситуации, которые требуют передачи документов на государственное хранение. Первая из них - это ликвидация государственной организации или органа, а также негосударственной организации по разным причинам, в том числе в случае банкротства. Во втором случае передача в Госархив осуществляется, если документы компании являются фондообразующими. Кроме того, данная услуга может потребоваться в случае, если организация не имеет собственных свободных площадей для размещения архива. Для негосударственных организаций обычно услуга оказывается на платной основе и может быть оказана государственным или муниципальным архивом.

В рамках услуги мы берем на себя ответственность за все этапы подготовки бумаг к передачи: отбор, переплет, маркировка и прочие виды архивной деятельности.

Порядок передачи документов на государственное хранение

Подготовка документов проводится в несколько этапов:

• Экспертиза ценности документов. На этом этапе проверяется научная и культурная ценность документов, проводится отбор документов не подлежащих хранению - на уничтожение, а также сортируются дела по сроку их сбережения.
• Оформление дел в соответствии с установленным стандартом. Производится формирование и оформление дел, документы переплетаются в специальные папки. Этот этап требует особой подготовки специалиста и знания действующих правил, имеющих отношение к архивной деятельности и документам, передаваемым на хранение.
• Составление описей с включением научно-справочного аппарата. Готовые дела нумеруются и включаются в общую опись, которая должна быть составлена в четырех экземплярах. Только после этого можно передавать дела в архив, что мы также можем сделать за вас, задействовав собственный транспорт и минимум вашего времени - на оформление доверенности.

Прием и передача осуществляется сотрудником архива и представителем организации. На этапе приемки производится сверка наличия документов по описи, определяется физическое состояние дел. Только после того, как сотрудник архива убедится в соответствии состояния документов заявленным правилам, будет подписан акт-приемки. Наши специалисты в рамках услуги передачи документов на государственное хранение выполняет весь перечень работ, в том числе создают необходимое количество копий, определенное в “Основных правилах работы архивов организаций”.

Список документов по личному составу