У каждого документа (бухгалтерского, управленческого, кадрового и т.д.) есть определенный срок обязательного хранения, по истечении которого бумаги могут быть уничтожены должным образом. К примеру, первичные документы нужно хранить минимум 5 лет, после чего архив можно уничтожать. Под уничтожением следует понимать физическую ликвидацию бумажных носителей, чтобы содержащаяся на них информация не попала в руки третьих лиц. Нельзя просто взять и выбросить ненужный документ в мусорный бак. Это касается любых счетов, актов, приказов, распоряжений и других финансовых и административно-хозяйственных бумаг.
За ненадлежащее обращение с документацией предусмотрено наказание в виде серьезного штрафа (Статья 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф за подобные нарушения может достигать 300 тысяч рублей.
Процедура уничтожения должна проводиться по определенным правилам. Чтобы избежать ошибок, мероприятие от начала и до конца контролирует не один человек, а целая экспертная комиссия из числа ответственных сотрудников организации.
Создание экспертной комиссии для уничтожения документов по всем правилам
Для проведения процедуры уничтожения требуется соответствующий приказ руководителя. Своим распоряжением руководитель утверждает состав специальной экспертной комиссии — команды сотрудников компании, которая будет выявлять бумаги, подлежащие уничтожению.
В состав экспертной комиссии обычно включают руководителей отделов и других квалифицированных специалистов, способных объективно оценить важность тех или иных архивных бумаг. Как правило, в такую комиссию входит юрист, главный бухгалтер, делопроизводитель, кадровик. Всего в комиссию должно войти не менее 3 сотрудников.
В комиссию могут войти не только руководители и ведущие специалисты отделов, но и другие работники, способные дать оценку ценности документов, отсортировать их и проверить актуальность.
Как составить приказ о назначении комиссии
Для запуска процедуры необходимо создать экспертную комиссию из числа сотрудников компании. Состав, функции и обязанности комиссии нужно утвердить соответствующим приказом директора. В документе, который создается в произвольной форме, важно отразить цели создания комиссии, обозначить задачи и указать сроки исполнения.
Примерная форма такого Приказа:
"Приказ о формировании экспертной комиссии для уничтожения архивной документации
С целью проведения экспертизы ценности документов, выявления бумаг с истекшими сроками обязательного хранения и их последующего уничтожения,
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Сформировать экспертную комиссию со следующим составом участников:
Руководитель: Иванов И.И. (генеральный директор)
Участники: Председатель — Смирнова Т.А. (главный бухгалтер), Петров С.П. (руководитель отдела кадров), Сидорова С.С. (начальник юридического отдела)
2. Председателю экспертной комиссии провести инвентаризацию документов.
3. Организовать уничтожение документов с истекшими сроками обязательного хранения в период с 25 августа по 10 сентября 2023 года.
4. Контроль над выполнением данного приказа оставляю за собой.
Гендиректор: (подпись) И.И. Иванов"
Все члены экспертной комиссии должны быть ознакомлены с приказом.
Функции экспертной комиссии:
- отбор документов, подлежащих уничтожению
- расформирование папок, в которых содержатся документы с разными сроками обязательного хранения
- выявление копий и дубликатов документов при наличии оригиналов
- составление акта о выделении документов к уничтожению
- составление описи документов, подлежащих уничтожению
- участие в процедуре физической ликвидации архива
- составление акта об уничтожении документов
Опись может быть составлена в упрощенной форме, важно при этом указать общее количество бумажных носителей и срок обязательного хранения. Если в ходе проверки будет выявлено присутствие оригиналов и их копий, то дубликаты можно отправлять на утилизацию.
Составление акта об уничтожении документов
По факту физического уничтожения архива составляется акт об уничтожении. Данный документ составляется в свободной форме, однако в нем должны быть отражены следующие сведения:
- Опись — перечень подлежащих уничтожению бумаг
- Порядок и способ уничтожения
- Ответственный исполнитель
- Общий вес принятого на уничтожение архива и т.д.
Уничтожение документов с истекшими сроками обязательного хранения — ответственная процедура, требующая особого внимания участников процесса. Самый простой способ избавиться от старого архива по всем правилам — обратиться в специализированную компанию. Организации из СПб и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании "Корона". Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению документов с истекшим сроком обязательного хранения. Работаем оперативно и конфиденциально. Уничтожаем документы с соблюдением 4-го уровня секретности (Р-4) в соответствии с новым стандартом DIN 66399. По факту уничтожения выдаем соответствующий акт.
