Бумажный документооборот сопровождает деятельность любой организации. Как бы мы ни хотели отказаться от использования бумаги и полностью перейти на "цифру", сделать это не представляется возможным по ряду причин.
К примеру, когда речь касается организационно-распорядительных документов, трудовых договоров, приказов, то их распечатка необходима в соответствии с законодательством. То же самое касается подотчетных документов, которые составляются "под роспись", требуют заверения печатью организации, нотариального заверения и т.п.
Вся эта бумажная документация не просто составляется по определенной форме, но и требует внимательного и бережного отношения. За нарушение требований законодательства о хранении документов предусмотрено наказание в виде административного штрафа (в соответствии со статьей 13.25 КоАП РФ). Для юридических лиц штраф может достигать 300 тысяч рублей.
Если организация не сможет предоставить какой-то из документов по запросу контролирующего органа, сославшись, например, на его потерю, то избежать штрафа вряд ли удастся. Это означает, что ни в коем случае нельзя просто так выбрасывать или уничтожать документы.
Порядок уничтожения документов
У любого документа есть срок обязательного хранения. К примеру, договоры, налоговые декларации, оборотные ведомости, журналы и другие аналогичные бумаги должны храниться в организации не менее 5 лет. По истечении этого срока документы можно уничтожать, но делать это нужно тоже с соблюдением особого порядка.
Запрещено рвать старые документы на части, пускать на черновики или выбрасывать на свалку.
Самый простой способ избавиться от архива по всем правилам — это обратиться в специализированную организацию. Предприятия из Санкт-Петербурга и Ленинградской области могут воспользоваться услугами компании "Корона". Мы выполняем весь комплекс работ по уничтожению:
- кадровых и бухгалтерских документов;
- архивов и секретной документации;
- налоговой отчетности;
- первичных документов;
- документов с истекшим сроком обязательного хранения
Уничтожение документов возможно тремя способами: варкой в бумагоделательной машине, шредированием и кипованием. Каждая технология позволяет использовать отходы переработки в качестве вторсырья для производства санитарно-гигиенической продукции. При этом вероятность передачи информации третьим лицам сведена к нулю.
Заказчик или его представитель может присутствовать при утилизации лично или наблюдать за происходящим по видеосвязи в режиме реального времени. Процедура уничтожения документов осуществляется с соблюдением конфиденциальности, а по факту физической ликвидации архива составляется соответствующий акт об уничтожении документов, не подлежащих хранению.
Инструкция по заполнению акта об уничтожении
Акт составляется в соответствии с утвержденной формой. Документ условно можно разделить на две части:
- в первой приводится перечень подлежащих уничтожению бумаг
- во второй описывается порядок и способ уничтожения
При составлении акта следует придерживаться определенных правил:
- В графе "Наименование организации" должно быть указано полное или краткое наименование в соответствии с уставом организации.
- Дата регистрации акта должна соответствовать дате его утверждения, документу присваивают внутренний порядковый номер.
- Документ утверждается руководителем организации (как правило, гендиректором) — именно он принимает решение об уничтожении и несет за это ответственность.
- В основной части акта дают ссылку на приказ или иное распоряжение, ставшее основанием для проведения процедуры.
- Далее указывают состав комиссии с указанием ФИО и должности каждого члена.
- В виде таблицы составляется перечень подлежащих утилизации документов. Если уничтожаемые бумаги были внесены в описи, то в акте указывают их номер.
- Во второй части акта обязательно указывают способ уничтожения. Если операцию выполняет подрядная организация, в акте указывается общий вес принятого на уничтожение архива, а также данные договора, на основании которого оказывается услуга.
- Внизу документа должны поставить свои подписи все члены комиссии
Компания "Корона" работает по договору, а по факту выполнения заказа выдает акт об уничтожении документов, в котором подробно прописываются ключевые обстоятельства: факт уничтожения, способ утилизации и использованное оборудование, уровень секретности и объем документации.
Если общий вес подлежащих уничтожению бумаг превысит 500 кг, то услуга оказывается бесплатно, а заказчик получает денежное вознаграждение за предоставленное вторсырье. Нужно уничтожить большой архив? Выполним эту работу предельно ответственно и предоставим все необходимые документы!
